Gestión de efectivo en eventos universitarios

Debido a que las universidades tienen entre 1,000 y más de 50,000 estudiantes, no es de extrañar que los campus universitarios sean propiedades con muchísimo valor para realizar eventos especiales.

Los campus universitarios tienen sedes y áreas específicamente designadas para eventos, que pueden contener a la mayoría de la población estudiantil. Se sabe que, durante el curso del año académico, las universidades realizan cientos de eventos de distinto tamaño y tipo, que van desde eventos deportivos y manifestaciones estudiantiles hasta conciertos y espectáculos teatrales.

EVENTOS ESPECIALES EN EL CAMPUS

Este aumento de la cantidad de personas presentes en el campus para asistir a estos eventos hace que la cantidad de efectivo en el campus aumente significativamente. A medida que aumenta el flujo de efectivo, la universidad es cada vez más susceptible a las pérdidas y los robos. Además, hay un alto riesgo de error humano en el manejo y el recuento de efectivo durante los eventos, además de una mayor exposición al riesgo de robo al transportar el efectivo al banco. Por esta razón, es crucial mantener todos los activos de la universidad seguros y con un registro preciso, con procedimientos de gestión de efectivo eficientes que incluyan desde las operaciones hasta la logística del dinero en efectivo.

USO DE EFECTIVO EN LOS EVENTOS

Un error de concepto bastante frecuente es pensar que la mayoría de las personas que asisten a un evento pagarán sus consumos y compras con tarjeta de crédito o débito. Sin embargo, de acuerdo con el Diario de elección del método de pago de consumidores de 2019, el dinero en efectivo es el método de pago dominante para las transacciones de escaso valor, por debajo de los USD 10.

Además, el uso de efectivo entre personas de menos de 25 años es mayor que en cualquier otro grupo de edades del informe, y este es el principal grupo de edades de los asistentes a eventos universitarios. Al considerar los costos asociados con un evento, los asistentes determinarán el tipo de método de pago que desean utilizar. Al prever el flujo de efectivo durante un evento, las universidades deben tener en cuenta lo siguiente:

• Costos de los boletos
• Estacionamiento y combustible
• Comida y bebida
• Recuerdos y mercadería alusiva para los aficionados

La mayoría de las personas eligen pagar el estacionamiento, la comida y las bebidas, y los recuerdos con efectivo debido al menor valor de esos pagos. Por ejemplo, un asistente probablemente contará con dinero en efectivo a la mano para el estacionamiento de USD 15, un perro caliente y palomitas de maíz de USD 5, y una remera de USD 20. Multiplique estos gastos por los cientos o miles de personas que asistirán al evento para calcular la cantidad de efectivo prevista. Esta cantidad también es adicional a la cantidad de efectivo a la mano que se necesita para las operaciones diarias de la universidad.

Los administradores también deben tener en cuenta los kioscos de comida y bebidas independientes, el estacionamiento y los que atienden los kioscos de comida y bebidas que solo pueden aceptar dinero en efectivo. Con todos los puntos de venta posibles que usan dinero en efectivo, es esencial contar con procedimientos y pólizas de gestión de efectivo establecidos.

GESTIÓN DE LA ABUNDANCIA DE EFECTIVO

Debido a la abundancia de efectivo en un campus durante los eventos, el manejo y el aseguramiento del efectivo en el campus deben ser una prioridad. En cualquier evento, pueden reunirse miles de dólares en efectivo en las boleterías, los kioscos de comida y bebida, y las tiendas de recuerdos para los aficionados.

Por ello, es importante crear normas sobre el manejo y la gestión de efectivo durante un evento. Optimizar la gestión de efectivo permitirá establecer los procedimientos y la trazabilidad de las responsabilidades estandarizados, a la vez que reducirá la propensión al robo, la pérdida o el error humano.

Diseñe el mejor plan para eventos asociándose con un servicio tercerizado de gestión de efectivo para recomendar las soluciones más adecuadas para su universidad. Un servicio tercerizado de gestión de efectivo asegurará que su efectivo esté seguro en todo aspecto, desde el almacenamiento seguro en una caja fuerte inteligente hasta la verificación y los depósitos en su cuenta. Tener un plan establecido le dará la tranquilidad de saber que su efectivo está protegido.

Comience a manejar el efectivo de grandes eventos en el campus con estas recomendaciones del Departamento de Justicia de los EE. UU:

• Localice y marque todas las cabinas y kioscos de comida y bebidas donde se cobre en efectivo en el plano del estadio
• Asegúrese de que haya fuerzas de seguridad ubicadas cerca de las áreas de cobro en efectivo y kioscos
• Haga que el personal policial revise las rutas que tomará el personal del evento para llevar el efectivo a un punto central de reunión
• Inspeccione las rutas para detectar posibles puntos vulnerables
• Haga que el personal policial apruebe los horarios de recogida del efectivo
• Proteja el punto centralizado de reunión de efectivo con seguridad policial o privada
• Almacene el efectivo en una caja fuerte segura en el punto centralizado de reunión de efectivo antes de que sea transportado al banco
• Brinde al personal policial una estimación por escrito de la cantidad de efectivo que se reunirá en cada cabina y kiosco
• Proporcione al personal policial una lista de los nombres y los cargos de todo el personal que manejará efectivo
• Contrate un servicio de vehículos blindados para buscar el efectivo y transportarlo al banco

Hay más de 3,000 universidades en todo el país y en sus predios se realizan eventos todo el tiempo, con el consiguiente movimiento de efectivo. Las universidades deben procurar proteger sus bienes durante los eventos y en momentos de alto volumen de efectivo para garantizar la salvaguarda de sus valores.

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